秘書

秘書とは、役員や社長など、企業の経営陣や管理職の業務をサポートする仕事です。社長などの個人秘書や複数の役職者につく秘書、そして所属する部門の上司や部下を含めたチーム全体をサポートする秘書などその種類はさまざまです。

秘書の仕事

秘書は、基本的に上司の業務全般をサポートするのが一般的ですが、ついた上司によって求められる仕事内容やスキルは大きく異なり、業務内容も多岐にわたるのが特徴です。

秘書は、上司の業務内容やルーティン、そして嗜好などをしっかりと理解したうえで、迅速かつ的確なサポートが求められます。

秘書のおもな仕事内容は次のとおりです。

  • スケジュール管理・調整
  • 来客・電話・メール対応
  • 文書・資料作成・管理
  • 上司の社内業務のサポート
  • 各種手配業務

上司が参加する会議や対応すべき来客、そして出張など、上司が関わるスケジュール管理を行ないます。上司が会議の主催者だった場合は、参加者への連絡をはじめ、会議室の手配なども担当します。予定が重なってしまわないよう、しっかりとリマインドしたり、管理したりする能力が求められているのです。

上司に来客があった場合は、応接室へ案内したり、必要な書類を用意したりします。上司が不在時に電話やメール対応することも秘書の大切な仕事の一つです。上司の仕事を効率化するために、まずは秘書が対応し、秘書のみで対応できるか、上司の判断を仰ぐべきかをジャッジして業務を振り分ける必要があります。

上司の仕事に関連する文書や資料作成も秘書の大切な業務です。経費の精算書類をはじめ、報告書、取引先に書類を送付する際のカバーレターなど、準備すべき書類は多岐にわたります。作成した書類や文書をルールに従って保存することも重要な仕事といえるでしょう。

社内からの問い合わせや書類の確認依頼などに対して、秘書が一時処理をして上司に引き継ぐことも重要な仕事です。上司の負担を少しでも軽減できるよう調整していきます。

上司が出張する場合は、新幹線や飛行機などのチケット手配や宿泊先の予約、取引先訪問時の手土産や会食時のレストランの予約なども担当秘書の仕事です。宅配便やタクシー、年賀状や暑中見舞い、お礼状など、幅広い手配業務を担います。

また、秘書と一言でいっても、秘書の実務レベルに応じて業務内容や役職が異なります。

▽秘書の実務レベル別|秘書の種類

  • 秘書アシスタント
  • 部長付秘書
  • 役員付秘書
  • 社長付秘書

秘書の登竜門ともいえるのが「秘書アシスタント」です。秘書の基本業務である上司のスケジュール管理など一通りの業務を担当します。

部長付秘書は、秘書の基本的業務に加えて、営業数値や予算管理、事務書類の処理や各種申請書の承認進捗管理なども担当するのが特徴です。

役員付秘書の場合は、株主総会の運営や経営資料作成など、担当する役員の専門領域に応じた業務を担当します。

社長付秘書は、社長の代行業務や社長主催のイベントの運営、式典のスピーチ原稿作成など、秘書としての能力が最も求められます。取引先のVIPの対応なども多く発生する可能性があります。

秘書になるには?

秘書として活躍するフィールドは、一般企業だけでなく医療法人や政治団体、弁護士事務所など多岐にわたります。

一般企業の秘書として活躍するためには、入社してから一定期間社会人経験を積んだあと、秘書への異動を希望したり、社会人経験や保有資格をアピールして転職したりなど、さまざまな方法があります。グループ秘書などの秘書アシスタントの場合は、未経験でも挑戦しやすい領域ですので、資格や秘書経験がなくても活躍できる可能性があるでしょう。

一方で、大学や病院、政治団体など、一般企業以外で秘書となる場合は、秘書としての経験やスキルのほかに、就業先の分野に関する専門知識が求められます。このような特殊な就職先で秘書になるためには一般企業での秘書経験やその業界の実務経験が問われるでしょう。

必要な資格

秘書になるために必ず取得すべき資格は存在しません。しかし、実務経験がない場合は次のような資格取得をおすすめします。

  • 秘書検定2級

公益財団法人実務技能検定協会が主催する秘書検定2級は、現役秘書として活躍している方の多くが取得している資格です。秘書検定には3級、2級、準1級、1級の4つのレベルがありますが、秘書として活躍したい場合は2級以上の資格取得を目指しましょう。

秘書検定2級では、上司のサポートを適切に実施するための優先順位のつけ方や効率的な業務のやり方など、実務でも通用するような内容が出題されます。

  • CBS(国際秘書)検定

一般社団法人日本秘書協会が主催するCBS(国際秘書)検定とは、日本語と英語を用いて外資系企業などで活躍する秘書としての実力を試すための検定です。

プライマリー(準CBS)試験とCBS資格(CBS)の2つのレベルがあり、バイリンガル秘書として活躍を希望される方におすすめの資格といえるでしょう。

専門的な学校・学科はあるの?

秘書業務を学ぶ専門学校や短大の専攻、さらにビジネススクールなどはあるものの、秘書になるための特定の学歴や勉強は必須ではありません。一番求められるのは社会人としての一般常識やマナー、そしてビジネススキルを持っていることでしょう。

秘書の年収・給与・収入

求人ボックス給料ナビによると、正社員の秘書の全国平均年収は約358万円です。もちろん、雇用形態や契約している企業、クライアント先によって大きく報酬が変動します。

月給に換算するとおよそ30万円、初任給は21万円程度が相場とされており、一般の事務職よりも少し高めの水準であることがわかります。ただし、日本国内の平均年収約443万円と比較すると、秘書の平均給与が下回っていることがわかるでしょう。

正社員ではなく、派遣社員やアルバイトとして秘書業務を担当する場合は、時給1500〜2000円が相場です。賞与がないことから、正社員よりも年収は低い傾向にあります。

ただし、秘書としてのキャリアを積むことで年収1,000万円以上となるケースも存在します。一般的に、日系企業よりも外資系企業の方が平均額を上回ることが多いようです。秘書としての能力やスキル、経験の豊富さによって高年収を目指すことも夢ではないでしょう。

秘書の社会のニーズ・将来性・まとめ

組織のトップに立って活躍する役職者たちにとって、秘書の存在は必要不可欠です。企業にとって重要な人物であればあるほど、参加すべき会議や出張の回数は増えますし、来客者や打ち合わせの数も多くなるでしょう。

このように上司がやるべき業務に集中するためには秘書によるサポート業務が必須ですが、これまでのように受け身の姿勢のまま業務をこなすのでは秘書としての将来性はないといえます。

外資系企業を中心に上司の右腕として働くことが求められており、自主的に行動できる人材が求められるでしょう。

また、働き方改革や感染症対策の一環として、オンライン上で完結する業務が増えています。そのため、これまでになかった「オンライン秘書サービス」が注目されています。従来は担当する役職者の近くで仕事をするのが一般的でしたが、自宅などの離れた場所からも業務できるように変化しているのです。

オンラインのチャットツールなど、リモートワークに必要なスキルをブラッシュアップすることで、秘書として新しい働き方を実現できます。
秘書として求められる存在になるためには、常にスキルアップできるよう努力することが大切です。秘書としてのキャリア形成を目指して常に学ぶ姿勢を忘れないようにしましょう。

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